Una oficina ordenada es sinónimo de buen funcionamiento y desempeño del trabajo realizado en la misma. Al igual que en el resto de ámbitos el orden, la limpieza y el no descuidar una estancia hace que nos sintamos mucho mejor en ella, algo que es muy importante si lo analizamos desde una perspectiva empresarial o profesional.
Debido a la proliferación de servicios y la alta competividadad de los mercados hoy en día es muy importante no descuidar ningún detalle. Cada paso que demos hacia el éxito ha de estar perfectamente calculado y si queremos sacar el máximo rendimiento al principal activo de una empresa, los clientes, es imprescindible mantener la oficina limpia y ordenada.
No hay nada que frene más una venta potencial que una oficina precaria. Para profundizar un poco más en la materia aprovechamos para invitaros a echar también un vistazo a nuestra entrada 5 consejos para evitar convertirse en una oficina precaria. Realmente son pocos los pasos a seguir, basta con un poco de sentido común y dar el primer paso para ordenar nuestro espacio de trabajo.
Una oficina ordenada ha de tener sólo lo imprescindible
Hay una regla de oro que se puede aplicar en bastantes aéreas y en el caso de la limpieza y el orden tiene una especial relevancia: menos es más. El primer paso para tener una oficina ordenada y limpia es deshacernos de todo aquello que ocupa innecesariamente espacio y suciedad y que seguramente no se utiliza en meses.
Una mayor sensación de espacio y una zona más despejada ya de por sí suponen un alza en el bienestar de las personas que la habitan. Es la base para realizar una limpieza en profundidad, ¡os sorprenderá cuánto polvo acumulan armarios, estanterías y demás muebles abarrotados de objetos!
Ordenar la oficina de forma práctica y funcional
El segundo secreto de toda oficina ordenada es que precisamente dicho orden tenga un sentido y coherencia con la actividad que se lleva a cabo en ella. Ya no se trata de que simplemente quede bonito y genere un positivo impacto visual, sino más bien hablamos de eficiencia.
Ubicar los muebles y objetos que más frecuentemente se utilizan ahorra tiempo y energía, por lo que recomendamos organizar las carpetas, archivadores, material de oficina, etc. para que sigamos la ruta más corta y los identifiquemos más rápidamente.
De hecho, en los últimos años ha aparecido un fenómeno, o actividad profesional que está creciendo mucho especialmente al otro lado del charco: la figura del organizador profesional. Sí, como lo estáis leyendo, personas o incluso empresas dedicadas al orden en oficinas, hogar, etc. realizándolo bajo técnicas sofisticadas nunca antes imaginadas.
Esta práctica, la de ordenar la oficina, tiene también mucho que ver con la actitud e iniciativa individual, y para más detalle no os podéis perder incluso estos trucos para ser una persona más organizada. Sin duda nos ayudarán mucho en nuestro día a día.
¿Otra vuelta de tuerca? Imposible resistirse a hablaros del método Konmari. Se trata de un nuevo sistema para organizar eficazmente tu oficina siguiendo estos pasos de orden y clasificación que venimos comentando.
Mesa ordenada, imprescindible en una oficina
Las mesas de ordenador son un pilar fundamental, la herramienta diaria que ha de estar perfectamente puesta a punto para trabajar cómoda y eficientemente. Está demostrado que una mesa ordenada aumenta la productividad y hace que el trabajo que tengamos que realizar sea más liviano y no se nos haga tan cuesta arriba.
¿No os termináis esto último? este post acerca de cómo organizar un escritorio: aumenta la productividad terminará de convenceros al tiempo que ayudará a lograr tener un escritorio ordenado.
Ordenar oficina con archivadores
Los archivadores son otro de los elementos que podemos usaren la tarea de como tener un área de trabajo limpio y ordenado. Es bastante frecuente la tendencia de acumular documentos innecesarios y dejar para más tarde (o nunca) clasificar o tirar documentos antiguos. Los archivadores ayudan mucho a tener un despacho ordenado ya que la documentación puede estar almacenada y protegida, al tiempo que fuera del alcance de la vista.
Esto es algo bastante importante, más cuanto más grande sea la empresa, ya que hay imperativos legales que hacen que guardar determinados documentos permanezcan almacenados durante algunos años. Por lo tanto más vale prevenir que curar, por lo que razón de más para no descuidar algo tan importante como es mantener la oficina ordenada.
Aprovechar una reforma para ordenar la oficina
Una reforma, actualización o simplemente, dar una manita de pintura, puede ser una excusa para aprovechar también y ordenar la oficina. El quid de la cuestión aquí radica en simplemente salir de la zona de confort, actuar y ponerse manos a la obra (nunca mejor dicho). Al fin y al cabo una oficina ordenada nace de la decisión de actuar, habitualmente como resultado de haber alcanzado un determinado nivel de desorden.
Los espacios abiertos y la supresión de barreras físicas están a la orden del día en decoración, algo que encaja mucho en la filosofía reduccionista y eliminadora de lo superfluo antes comentada. Aprovechar las posibilidades que brindan estas técnicas decorativas son otra de las formas para saber cómo tener un área de trabajo limpio y ordenado.
Paso a paso y con paciencia
Como último truco a la hora de ordenar la oficina es no dejarse llevar por el caos y desesperación inicial. Hay veces en las que las tentaciones de desistir en la organización de un despacho hace que abandonemos prematuramente llevar a cabo esta tarea. Sin embargo, ates de nada hay que tener claro que es posible que sea una tarea algo pesada y difícil. Pero el resultado final será sin duda lo suficientemente gratificante como para seguir hasta el final.
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